Guía para principiantes: ¿Qué es la VoIP y cómo funciona? (Explicado)

Los principiantes nos preguntan a menudo: ¿qué es la VoIP y cómo funciona? Si no eres un usuario experto en tecnología, es posible que hayas oído que puedes utilizar la VoIP para añadir un número de teléfono de empresa a tu sitio web.

La VoIP es una forma más rentable de conseguir un número de teléfono de empresa para tu sitio web en comparación con una línea telefónica tradicional. Sin embargo, antes de tomar una decisión, tienes que entender bien en qué consiste esta tecnología.

En esta guía para principiantes, responderemos a lo que es la VoIP, y cómo funciona la VoIP entre bastidores. El objetivo es ayudarte a entender cómo la VoIP puede ahorrarte dinero y ayudarte a hacer crecer tu negocio.

Aquí tienes un resumen de lo que vamos a tratar en esta guía. Puedes hacer clic en estos enlaces para saltar directamente a las diferentes secciones.

A diferencia de los sistemas telefónicos de línea fija que se limitan a un único teléfono de escritorio en tu oficina, la VoIP te permite hacer y recibir llamadas telefónicas de negocios desde tu ordenador portátil, tableta, teléfono inteligente normal (utilizando una aplicación), e incluso aparatos telefónicos de oficina compatibles con la VoIP.

Como todas las llamadas se hacen por Internet, es muy rentable tanto para las llamadas nacionales como para las de larga distancia (internacionales). La mayoría de los proveedores de VoIP para empresas ofrecen minutos ilimitados sin ningún coste adicional.

Además del ahorro de costes, también obtienes todas las funciones telefónicas avanzadas, como llamada en espera, enrutamiento de llamadas, tonos de llamada, asistente automático, múltiples números de teléfono y mucho más.

Por eso, la mayoría de las pequeñas empresas, e incluso las empresas, están cambiando los proveedores de telefonía tradicionales por un proveedor de VoIP para empresas.

En WPMundobytes, utilizamos Nextiva, un sistema de telefonía empresarial basado en la VoIP.

¿Cómo funciona realmente la VoIP? (Mirada entre bastidores)

Para entender cómo funciona realmente la VoIP, vamos a echar un vistazo a lo que ocurre cuando haces o recibes una llamada en un teléfono VoIP.

Cuando realizas una llamada telefónica mediante VoIP, su aplicación de número de teléfono de empresa o adaptador de VoIP toma la señal de audio analógica y la convierte en señal digital.

Estos datos digitales de voz se envían entonces al proveedor de servicios telefónicos para empresas utilizando tu Internet, y finalmente el mensaje se dirige al teléfono de tu cliente.

Este proceso ocurre casi instantáneamente, por lo que a veces la calidad del sonido de la VoIP es incluso mejor que la de las llamadas telefónicas normales.

¿En qué se diferencia la VoIP de la telefonía tradicional?

La VoIP funciona de forma diferente entre bastidores a la de un sistema telefónico fijo normal.

Los sistemas de telefonía tradicionales utilizan el método de conmutación de circuitos para conectar las llamadas. Cuando haces una llamada a través de la Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC), estás conectado a la persona que está al otro lado, y ella está conectada a ti en un circuito.

La tecnología de "conmutación de circuitos" se utiliza desde hace más de 100 años. Es fiable y sigue funcionando, pero no es la más eficiente ni la más rentable.

En cambio, la VoIP utiliza el método de "conmutación de paquetes". Esto significa que los datos sólo se envían cuando se necesitan. Se crea una conexión breve e instantánea cada vez que hablas. La conexión no necesita ir en ambas direcciones todo el tiempo. Normalmente, tú y tu interlocutor no estaréis hablando al mismo tiempo.

Además, los paquetes de datos se envían de forma eficiente. Pueden utilizar muchos caminos diferentes a través de Internet. Los paquetes se vuelven a unir cuando llegan a su destino.

Los paquetes de datos también pueden comprimirse para ahorrar espacio. Esto les permite viajar aún más rápido por Internet.

Todo esto ocurre muy rápido. A menos que haya un problema con tu conexión a Internet, no notarás ningún retraso durante la llamada.

Aunque la VoIP puede sonar bastante técnica y complicada, lo principal es entender que la VoIP es un método más eficiente de transferir datos durante las llamadas telefónicas.

Probablemente ya hayas utilizado antes la VoIP sin saberlo, a través de una aplicación como Skype o Google Voice.

Comparación de los pros y los contras de la VoIP

Como llevamos años utilizando un servicio telefónico empresarial de VoIP en nuestra empresa, es justo decir que sabemos un par de cosas sobre los pros y los contras.

Aquí está nuestro análisis detallado de los pros y los contras de la VoIP.

Ventajas de la VoIP - Beneficios del uso de la VoIP

Pasar del servicio de una compañía telefónica tradicional a un sistema telefónico VoIP basado en la nube tiene muchas ventajas.

Menor coste mensual

Una de las mayores ventajas de la VoIP es que tiene un coste mensual más bajo tanto en las llamadas nacionales como en las internacionales.

La mayoría de los proveedores de telefonía VoIP suelen incluir llamadas nacionales ilimitadas de forma gratuita. Las llamadas internacionales también suelen ser muy baratas.

Aparte de eso, también ahorrarás dinero en los gastos de servicio de reparación y mantenimiento que actualmente pagas a tu proveedor de telefonía fija.

Recibe llamadas desde cualquier lugar - Completamente portátil

Con la VoIP, no necesitas estar en una oficina, en las instalaciones, sentado junto a tu teléfono de mesa para atender las llamadas. Puedes atender las llamadas entrantes desde cualquier lugar utilizando una aplicación en tu teléfono, tableta u ordenador portátil.

Esto es una gran ventaja para los equipos que trabajan a distancia o sobre el terreno. También es genial si estás de viaje.

Funciones avanzadas del teléfono de empresa

Las soluciones de VoIP suelen incluir muchas funciones telefónicas empresariales adicionales. Por ejemplo, puedes establecer conferencias telefónicas fácilmente con la VoIP.

Además, la mayoría de los proveedores de servicios VoIP ofrecen una recepcionista virtual, música de espera, llamada en espera, marcador automático, correo de voz a correo electrónico o texto, y mucho más. Incluso puedes obtener funciones avanzadas de telecomunicaciones, como la videoconferencia.

Esto también puede suponer un ahorro de costes adicional, ya que a menudo los proveedores de servicios telefónicos tradicionales cobran cuotas recurrentes por estos complementos.

Escalabilidad y flexibilidad mejoradas

Otra ventaja de la VoIP es la mayor escalabilidad. Tanto si contratas más personal como si abres una sucursal en una nueva ciudad, la VoIP facilita el crecimiento.

A diferencia de un servicio telefónico tradicional que requeriría gastar dinero en un costoso hardware en una línea dedicada, la VoIP te permite añadir a los miembros de tu equipo con sólo unos clics dentro del panel de control de tu cuenta.

Como la VoIP funciona en todos los teléfonos inteligentes, puedes incluso reducir el coste de los equipos adicionales y liberar espacio en el escritorio haciendo que los miembros de tu equipo instalen la aplicación en su teléfono personal.

Desventajas de la VoIP - Inconvenientes del uso de la VoIP

Aunque la VoIP es una tecnología increíble, puede que no sea perfecta para todo el mundo. Hay un par de desventajas de la VoIP que debes conocer.

Necesitas una buena conexión a internet para hacer llamadas telefónicas

Como explicamos en la sección de cómo funciona la VoIP, necesitas tener una conexión a Internet para hacer llamadas telefónicas.

Si tu internet es lento, la calidad de tus llamadas puede verse afectada.

Lo bueno es que la tecnología VoIP no utiliza tanto ancho de banda como podrías pensar. Una buena conexión con menos de 70ms de ping y al menos 500 kbps de velocidad de subida es suficiente para las llamadas VoIP.

Sin embargo, si tienes muchos miembros del equipo en tu oficina, puede que tengas que analizar tus necesidades de ancho de banda para el número de llamadas simultáneas que tu empresa va a realizar al mismo tiempo.

Tienes que tener en cuenta los cortes de energía

El servicio telefónico normal funciona durante los cortes de electricidad. Pero no puedes hacer llamadas VoIP si no tienes electricidad o acceso a Internet.

Normalmente, la mayoría de las oficinas tienen internet inalámbrico alimentado por routers WiFi. Estos routers necesitan electricidad, por lo que si tu edificio sufre un corte de luz, tu internet también puede caer, lo que afectará a tu servicio de VoIP.

La forma en que mitigamos esto en nuestra oficina es utilizando un sistema de batería de reserva para nuestro router de Internet. Como nuestro Internet lo suministra una compañía diferente a la de la electricidad, nunca tenemos ambos cortes al mismo tiempo.

Además, como los miembros de nuestro equipo utilizan la aplicación de VoIP en su teléfono, siempre pueden utilizar sus datos móviles para hacer llamadas telefónicas de negocios.

Tendrás que volver a formar a tu personal en el nuevo sistema

El cambio a un nuevo sistema telefónico implica la necesidad de formar a tu personal en su uso.

Por suerte, la mayoría de los servicios de VoIP están diseñados para ser lo más sencillos e intuitivos posible. Esto significa que debería ser fácil formar a los miembros del equipo en el uso de los sistemas telefónicos en la nube, incluso si tus empleados trabajan a distancia.

¿Cuál es el mejor servicio de telefonía VoIP?

Aquí en WPMundobytes, utilizamos y recomendamos Nextiva como el mejor servicio telefónico de VoIP. Ofrecen un número local o gratuito con todos sus planes.

Nextiva incluye todas las funciones esenciales que necesitas, como enrutamiento de llamadas, llamadas de voz nacionales ilimitadas, mensajería SMS empresarial ilimitada, correo de voz a correo electrónico/texto, portabilidad de números, identificación de llamadas, desvío de llamadas, saludos personalizados, operadora automática, música en espera, fax VoIP en línea, extensión telefónica para miembros del equipo y mucho más.

Tienen una aplicación de teléfono inteligente fácil de usar para Android / iPhone (iOS), y una aplicación de softphone para tu ordenador.

Para los clientes de empresa, incluso te permiten convertir tu sistema PBX (centralita privada) en un sistema telefónico en la nube utilizando el tronco SIP (protocolo de inicio de sesión). Esto significa que puedes transferir fácilmente las llamadas a diferentes departamentos y empleados utilizando tu sistema existente y la red de área local.

Nextiva también tiene varias funciones avanzadas útiles. Por ejemplo, puedes conectar tu sistema telefónico VoIP con el chat en vivo en tiempo real y con tu sistema CRM para ayudarte a crear un sistema de comunicaciones unificado.

Además, su equipo de soporte es extremadamente útil, por lo que te resultará muy fácil empezar. Por eso utilizamos Nextiva para nuestro negocio.

Otras grandes alternativas de VoIP a Nextiva son:

• RingCentral: una gran y conocida empresa de VoIP que cuesta un poco más que Nextiva. Tienen todas las funciones que necesitas, y también ofrecen herramientas para compartir la pantalla y hacer conferencias.
• Ooma: una opción fácil de configurar que ofrece números gratuitos y todas las funciones que puedes esperar. Tienes 500 minutos incluidos de forma gratuita, pero tienes que pagar más.
• Grasshopper: otro gran servicio telefónico para solpreneurs y pequeñas empresas que ofrece todas las funciones esenciales.
• Phone.com - un buen teléfono IP para las empresas que trabajan con Canadá y muchos países de la UE, ya que estos lugares están cubiertos como llamadas locales.

Cómo hacer una llamada mediante VoIP

Para hacer una llamada mediante VoIP, primero necesitas un servicio telefónico empresarial de VoIP como Nextiva. También necesitas una conexión a Internet con un buen ancho de banda. Esto significa normalmente utilizar una conexión a Internet de banda ancha.

A continuación, puedes realizar una llamada mediante VoIP con cualquiera de los siguientes dispositivos:

• Tu teléfono actual. Se puede conectar al sistema VoIP mediante un ATA (adaptador telefónico analógico) que le da una dirección IP. Básicamente, sólo tienes que conectar tu teléfono al ATA en lugar de conectarlo directamente a la toma de corriente.
• Un teléfono IP especial. Parece y funciona como un teléfono normal. Tiene un auricular con botones que se introduce en una base de carga. Sin embargo, en lugar de un conector telefónico RJ-11, el teléfono IP tiene un conector RJ-45. Esto significa que se conecta a un puerto ethernet de tu router, no a un conector de teléfono. Dependiendo de la temporada, algunas empresas de VoIP pueden darte un teléfono gratuito.
• Tu ordenador. Necesitarás una aplicación que te permita hacer llamadas por VoIP. A veces se llama "softphone". Por supuesto, también necesitarás una tarjeta de sonido y unos auriculares, o un micrófono y altavoces. También necesitarás conexión a Internet, ya sea por Ethernet o por wifi. La mayoría de las empresas de VoIP conocidas tienen aplicaciones para Windows y Mac.
• Tu teléfono móvil. De nuevo, necesitarás la aplicación adecuada y una conexión wifi. También puedes utilizar un plan de datos móviles con velocidad 4G o superior. La mayoría de las aplicaciones de VoIP funcionan en todos los teléfonos inteligentes, como los dispositivos móviles Android y los iPhone de Apple (iOS).

Preguntas frecuentes sobre el teléfono VoIP (Preguntas frecuentes sobre VoIP)

Hay muchos proveedores de VoIP para empresas, y puede ser difícil saber cuál es el mejor para tus necesidades.

A lo largo de los años hemos ayudado a miles de principiantes a elegir la mejor plataforma de telefonía VoIP. Hemos escuchado casi todas las preguntas posibles sobre la VoIP que se te puedan ocurrir.

A continuación encontrarás las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre la VoIP (Voz sobre IP).

¿Cuánto cuestan las llamadas nacionales frente a las internacionales en VoIP?

La mayoría de los servicios de VoIP incluyen llamadas nacionales ilimitadas sin coste adicional. Sin embargo, algunos servicios de VoIP más baratos cobran en función del número de minutos que utilices.

Las tarifas internacionales variarán en función del proveedor de VoIP que utilices, pero estas tarifas serán casi siempre más asequibles que las de los teléfonos fijos tradicionales para las llamadas internacionales.

¿Puedes mantener tu número de teléfono actual en VoIP?

Sí, cuando pasas de un teléfono fijo tradicional a un teléfono VoIP para empresas, puedes solicitar la portabilidad del número, que te permite mantener tu número de teléfono de empresa existente.

La mayoría de los buenos servicios de VoIP te permiten hacerlo, pero consúltalo con ellos antes de contratarlo.

¿Existe una copia de seguridad de la VoIP si se cae la conexión a Internet?

Algunos servicios de VoIP tienen una copia de seguridad en caso de que se caiga tu conexión de banda ancha o se vaya la luz. Por ejemplo, Nextiva puede desviar automáticamente las llamadas a un teléfono móvil.

¿Ofrece el servicio de VoIP enrutamiento de llamadas o extensiones para los miembros del equipo?

Sí, la mayoría de los buenos proveedores de servicios telefónicos de VoIP incluyen el enrutamiento de llamadas, las extensiones telefónicas, la cola de llamadas y la operadora automática sin coste adicional.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a responder a las preguntas sobre qué es la VoIP y cómo funciona entre bastidores. Puede que también te guste nuestra comparación de las mejores plataformas de creación de sitios web, y los mejores servicios de marketing por correo electrónico para hacer crecer tu negocio.

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