Cómo configurar un saludo del buzón de voz de la empresa (con ejemplos)

Cuando llamas a un número de teléfono de una empresa, a menudo te recibe un saludo de voz automatizado que te ayuda a guiarte por el directorio telefónico y los siguientes pasos.

Estos saludos del buzón de voz hacen que tu pequeña empresa parezca profesional, y pueden ayudar a aumentar las ventas, así como a incrementar la satisfacción de los clientes.

En este artículo, te mostraremos cómo configurar un saludo del buzón de voz para tu tienda online, negocio o blog. También te mostraremos los mejores ejemplos de saludos al buzón de voz que puedes utilizar como plantilla

Configurar un saludo del buzón de voz para tu empresa

¿Por qué el saludo del buzón de voz es importante para tu empresa?

Más del 88% de las búsquedas locales en dispositivos móviles acaban en una llamada telefónica. Principalmente gracias a los ingeniosos botones de clic para llamar que aparecen en los resultados de búsqueda local de Google

Botón de clic para llamar en los resultados de búsqueda del móvil

Para muchas pequeñas empresas, puede que no sea posible responder a todas las llamadas inmediatamente. A veces, los clientes pueden llamar fuera del horario comercial, y puede que estés ocupado o no tengas personal disponible en ese momento

Aquí es donde entra en juego el saludo de tu buzón de voz

Para muchos clientes, éste será su primer contacto con tu empresa. No configurar un saludo al buzón de voz puede hacer que pierdas un cliente en favor de tu competidor

Por otro lado, no acertar con el saludo del buzón de voz también puede tener graves consecuencias. Los clientes pueden colgar, no seguir, o simplemente dirigirse a tus competidores

Dicho esto, veamos cómo configurar correctamente el saludo del buzón de voz para tu negocio online

La mejor manera de configurar un saludo del buzón de voz

Normalmente, los propietarios de pequeñas empresas utilizan un número de teléfono fijo o móvil para gestionar las llamadas. Aunque pueden hacer el trabajo, no permiten gestionar adecuadamente las llamadas de la empresa ni configurar un saludo automatizado eficaz para el buzón de voz

La mejor manera de gestionar las llamadas de la empresa es utilizar un servicio telefónico para empresas. Muchas pequeñas empresas utilizan un número de teléfono comercial virtual porque les permite gestionar eficazmente las llamadas comerciales sin sacrificar su privacidad.

A diferencia de un número de teléfono fijo o móvil, utiliza Internet para gestionar las llamadas. El término oficial para esta tecnología se llama servicio telefónico VoIP para empresas (Voice over Internet Protocol)

El uso de un servicio telefónico para empresas te ofrece las siguientes ventajas sobre el teléfono fijo y el móvil

  • Puedes establecer el horario de tu empresa y grabar diferentes saludos de voz para que se reproduzcan en función de la hora del día.
  • Puedes configurar una operadora automática, añadir extensiones para enrutar las llamadas, permitir que los usuarios dejen un mensaje de voz, etc.
  • Funciona en tu ordenador, tableta, teléfono de sobremesa e incluso en tu teléfono móvil mediante aplicaciones.
  • Varios usuarios pueden utilizar el mismo número de teléfono, independientemente de su ubicación
  • Puedes dar acceso fácilmente a nuevos empleados sin tener que llamar a un técnico o comprar nuevos equipos.

Recomendamos utilizar Nextiva porque es el mejor proveedor de servicios telefónicos para empresas del mercado. Ofrecen un amplio conjunto de funciones con un panel de administración basado en la web y aplicaciones para tu teléfono muy fáciles de usar

Nextiva

Utilizamos Nextiva en nuestro negocio para gestionar las llamadas de WPMundobytes y otros Motivo impresionante propiedades.

Si quieres una solución diferente, echa un vistazo a RingCentral. Es otro gran servicio telefónico para empresas. Ofrecen una plataforma increíblemente rica en funciones, con muchas herramientas para gestionar saludos de voz, asistentes automáticos, mensajes de voz, transcripciones de llamadas y mucho más

Una vez que hayas configurado un servicio telefónico para empresas, puedes configurar los saludos de voz mediante su sencilla configuración

Ejemplos de saludos de voz para empresas

Hay algunas reglas básicas que debes seguir para crear los saludos de voz más eficaces

  • Evita los clichés como "Tu llamada es importante para nosotros", ya que están demasiado usados y no parecen sinceros.
  • Asegúrate de que la grabación de tu buzón de voz suene amable y personal.
  • Intenta no sonar como si estuvieras leyendo un guión.
  • Si puedes, contrata a un artista de la voz para que te ayude a grabar los saludos del buzón de voz. Incluso puedes encontrar a alguien en Fiverr.
  • Asegúrate de que tu buzón de voz proporcione información importante, como el nombre de la empresa, el horario de atención y la información de contacto.

A continuación encontrarás algunas plantillas de saludos de correo de voz que puedes utilizar para tu negocio.

Ejemplos de saludos al buzón de voz fuera de horario

Este saludo del buzón de voz se reproducirá cuando los clientes te llamen fuera del horario comercial o durante los fines de semana. Asegúrate de que este saludo del buzón de voz informa a los usuarios sobre el horario de oficina, las formas alternativas de contactar con el servicio de atención al cliente o la ubicación de la tienda

"Hola, te has puesto en contacto con [business name]. Estamos disponibles por teléfono desde [9 am] a [6 pm] [PST] De lunes a viernes. También puedes utilizar el formulario de contacto de nuestro sitio web, [www.example.com] para dejarnos un mensaje y nos pondremos en contacto contigo por correo electrónico. Si quieres que te llamemos, deja tu nombre y número después junto con un breve mensaje, y nuestro equipo se pondrá en contacto contigo lo antes posible"

"Hola, te has comunicado con [business name]. En este momento no podemos atender tu llamada. Nuestro horario de oficina es [business hours] De lunes a viernes. Nuestra tienda en [store location] permanece abierta para los clientes durante los fines de semana. También puedes ponerte en contacto con nosotros a través del chat en vivo de nuestro sitio web [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Si no es urgente y quieres que te devolvamos la llamada, deja tu nombre y número después de la señal"

Como puedes ver, ambos ejemplos proporcionan información importante y ofrecen a los clientes formas alternativas de contacto mediante el chat en vivo o el formulario de contacto

Ejemplos de saludos de correo de voz en vacaciones

Estos mensajes de saludo se pueden grabar durante las vacaciones

"Hola, has llegado a [business name]. Nuestro equipo está actualmente fuera de la oficina para pasar las vacaciones con los amigos y la familia. Volveremos a trabajar en [day and time]. Por favor, déjanos tu nombre y número y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]"

" ¡Felices fiestas! Nuestro equipo de [business name] está fuera hasta [date]. Si ya eres cliente, puedes abrir un ticket de soporte en nuestro sitio web, e intentaremos responderte en las próximas 24 horas. También puedes ponerte en contacto con nosotros a través del chat en vivo o del formulario de contacto de nuestro sitio web [www.example.com]. Si no es urgente, puedes dejarnos tu nombre y número después de la señal. Te devolveremos la llamada lo antes posible"

"Hola, te has comunicado con [company name]. Estamos cerrados por (nombre del día festivo) y volveremos a trabajar el [date and time]. Si necesitas una respuesta urgente, puedes enviarnos un correo electrónico a (dirección_de_correo_electrónico) e intentaremos responder a todos los correos electrónicos en un plazo de 24 horas. También puedes dejarnos un mensaje y nos pondremos en contacto contigo después de las fiestas (Feliz Año Nuevo / Vacaciones)".

Como puedes ver, estos saludos del buzón de voz proporcionan a los clientes toda la información posible. Estos saludos también garantizan que los clientes sepan cómo obtener una respuesta más rápida utilizando métodos de contacto alternativos durante las vacaciones

Ejemplos de saludos de buzón de voz de ausente / ocupado

Si estás ocupado, ausente o con poco personal y no puedes responder a las llamadas de los clientes inmediatamente, puedes utilizar estos saludos como ejemplo

"Hola, te has puesto en contacto con [business name]no podemos atender tu llamada en este momento, pero nos encantaría devolverte la llamada lo antes posible. Por favor, déjanos tu nombre y número después de la señal"

"Hola, en estos momentos estamos fuera del teléfono. Si no es demasiado urgente, puedes enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico). De lo contrario, deja tu nombre y número después de la señal y te llamaremos enseguida."

Si eres la única persona que contesta a las llamadas, puedes hacer un saludo personal en el buzón de voz

"Hola, te has puesto en contacto con (tu nombre). En este momento no puedo contestar al teléfono. Puedes enviarme un correo electrónico a (dirección de correo electrónico) o puedes dejar tu nombre y número después de la señal y te llamaré lo antes posible."

Prueba y mejora tus saludos del buzón de voz

Otra gran razón para utilizar un servicio telefónico profesional es que puedes hacer un seguimiento de todas tus llamadas y ver informes detallados sobre ellas. Por ejemplo, este es el aspecto de la página de análisis de llamadas de Nextiva

Página de análisis de llamadas en Nextiva

Tendrías que hacer un seguimiento de cuántos usuarios escuchan cada saludo del buzón de voz y cómo han respondido. Los saludos del buzón de voz con una puntuación más alta de clientes que dejan un mensaje están funcionando eficazmente

Los mensajes del buzón de voz que ni siquiera se escuchan por completo son un fracaso

Te recomendamos que pruebes diferentes saludos del buzón de voz para encontrar el equilibrio perfecto. Actualizar el saludo del buzón de voz periódicamente también puede ayudarte a llenar vacíos de comunicación que ni siquiera sabías que existían

Haz un seguimiento de tus mensajes de voz

Ahora que has configurado un saludo del buzón de voz equilibrado, informativo y amigable, el siguiente paso es aún más crucial

¿Qué ocurre después de que un cliente te deje un mensaje de voz?

Si utilizas un sistema telefónico profesional para empresas, podrás seguir y responder fácilmente a esos mensajes

Asegúrate de que tú y tu personal estáis igualmente preparados para un seguimiento rápido. Una respuesta rápida a las llamadas contribuye en gran medida a fortalecer las relaciones comerciales y a cerrar las ventas

Esperamos que este artículo te haya ayudado a saber cómo configurar el saludo del buzón de voz para tu negocio online. Quizá también quieras ver nuestra guía sobre cómo crear un boletín de noticias por correo electrónico para tu negocio

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